작년부터 미국 소재의 회사와 프로젝트를 진행 중이다. 우리 대부분은 학창 시절 영어공부를 꽤 오래도록 했음에도 말하고 쓰는 것이 잘 되지 않는다. 그토록 오래 공부하고도 잘 안되는 건, 시험 목적의 영어 공부 탓이 클 것이다.
전문가들은 말한다. 우리나라 사람에게 영어가 어려운 이유는 영어가 가지는 소리(발음, 억양)를 배우지 못해서 그렇다고. 소리 위주로 배우지 못하는 건 또한 입시를 위한 영어공부의 한계일 것이다. 입시제도를 비판하기 시작하면 끝이 없으니 그만 각설하고,,,, 이번 포스팅에서는 영어 이메일을 주고받기 어려웠던 상황을 되짚어보며, 영어 이메일에 대한 내용을 정리해보고자 한다.
외국어가 어려운 또 다른 이유는 생활 양식, 문화, 형식 등의 차이에서 비롯된다. 나라마다 문화가 다르듯 이메일 또한 영어권 사람들이 사용하는 형식과 격식이 있기 때문에 우리도 이에 맞춰야 한다.
영어 이메일 구조부터 살펴보자.
영어 이메일의 구조
Dear Mr. Kim, / Dear Chulsu Kim, / To whom it may concern,
머리말(인사, 소개, 회신인사)
본문(용건)
맺음말(마무리 인사)
Regards, / Best Regards, / Sincerely, / Sincerely yours,
Respectfully, / Respectfully yours,
Thanks,
Gildong Hong.
친한 친구와 주고받는 이메일이 아닌 업무적인 이메일은 어느 정도의 격식(형식)이 필요하다. 대부분 업무 이메일은 위와 같이 Dear부터 Regards까지의 구조를 가진다.
인사, Dear
Dear는 '~님께, ~에게'라는 의미이지만 이메일에서는 인사를 포함한다. 그러니 Dear 뒤에 Hello 등을 안 쓰는 것이 일반적이다. Dear 뒤에 Mr/Mrs/Miss와 성을 넣는 방법이 있고 이름을 넣는 방법이 있다. 항상 콤마(,)로 마무리한다.
- Dear Mr.Kim, (김 선생님에게)
- Dear Chulsu Kim, (김철수 님에게)
가끔 To whom it may concern이라는 표현도 볼 수 있는데, 이 표현은 수신자의 이름을 잘 모르는 경우 사용할 수 있으며 '담당자님께'라고 해석하면 된다.
- To whom it may concern (담당자님께)
Dear 대신 Hello, How are you도 쓸 수 있지만 업무 상 Dear를 쓰는 것이 좋을 것이다. Hello를 쓰면 Hello 뒤에는 콤마(,), 이름 뒤에는 마침표(.)를 사용한다.
- Hello, Mr.Kim. (안녕하세요 김 선생님)
- How are you, Chulsu Kim. (안녕하세요. 김철수 님)
소개
상대에게 처음 보내는 이메일이면 자신을 소개하는 것이 좋을 것이다. 우리나라에서는 회사, 담당부서, 이름(직급) 순으로 소개하지만, 영어는 이름, 직위, 회사 순으로 소개한다.
- (국문 이메일) 카이런소프트 영업부 홍길동 과장입니다.
- (영문 이메일) I'm Kildong Hong, the manager of the sales team at Chironsoft.
수신자가 자신을 알기 때문에 소개할 필요가 없다면, 안부인사로 시작하거나 메일 작성 이유로 시작하면 된다. 다만 덕담식 인사의 경우, 문화의 차이가 있으니 우리나라 말을 그대로 옮기려고 하지 말자. 예를 들어 '수고 많으십니다(You working hard a lot(X))', '많이 바쁘시죠(Are you very busy?(X))' 등을 그대로 옮겨 오해를 불러올 필요는 없을 것이다.
덕담식 인사는 그들의 관용 표현을 그대로 쓰도록 하자.
- I hope you are well. (잘 지내고 계시길 바랍니다)
- I hope everything is good. (모든 일이 잘 되길 바랍니다)
- I am really glad to work with you (당신과 일하게 되어 정말 기쁩니다)
- How is your business? (사업은 어떠신지요?)
메일 작성 이유를 쓰는 경우, I am write가 아니라 I am writing(현재형)으로 쓰는 것에 유의하자.
- I am writing(=sending) this email to confirm our meeting. (미팅을 확인하기 위해 메일을 씁니다)
회신 메일
메일을 회신하는 경우, 여러 표현이 있겠지만 감사로 시작하는 경우가 많다.
- Thank you for your email. (당신의 이메일에 감사합니다)
- Thank you for your reply. (회신해주셔서 감사합니다)
- Thank you for contacting me. (연락해 주셔서 감사합니다)
감사의 인사는 회신뿐 아니라 업무에서 많이 쓰인다. 특히 부탁할 때 자주 사용되는데 우리나라에서는 죄송하다는 표현으로 자신을 낮춰 부탁하는 경우가 많다. '죄송하지만 ~ 해주실 수 있으신지요?' 처럼.
그러나 영어에서는 죄송하다고 부탁하면 오해가 생길 수 있다. '~ 해주시면 감사하겠습니다'라는 표현이 일반적이다.
- I would appreciate it if you could send me the data. (자료를 보내주시면 감사하겠습니다)
Thank you for~ 를 이용한 감사의 인사는 아래를 참고하여 활용해보자.
- Thank you for your interest(관심) / consideration(양해) / understanding(이해) / feedback(의견) / reply(회신)
- Thank you for the update. (소식을 전해주셔서 감사합니다)
첨부 파일
파일을 첨부하여 보내는 경우, 파일 확인 요청을 하게 된다. 첨부파일 확인을 요청할 때는 check, confirm가 아닌 find, see 동사를 사용한다.
- Please see the attached file. (첨부한 자료를 봐주시길 바랍니다)
- Please find the attached file. (첨부한 자료를 봐주시길 바랍니다)
그 외 아래의 표현들이 가능하다.
- I will forward the attachement. (첨부파일을 포워드 해드리겠습니다)
- I am attaching a PDF file you requested. (요청하신 PDF 파일을 첨부합니다)
- Attached is the file you requested. (요청하신 파일 첨부합니다.)
맺음 말
이메일을 마무리할 때 '검토 의견을 부탁드립니다'라는 표현을 아주 많이 사용할 수 있는데 영어로는 기대하다, 고대하다 라는 표현에 해당하는 'look forward to~'구문을 이용하여 아래와 같이 사용된다.
- I look forward to hearing from you. (당신의 회신을 기다리겠습니다)
- I am looking forward to hearing form you. (당신의 회신을 기다리고 있습니다)
또 다른 맺음말로는 '이해가 안 되는 부분이 있으면 질문해주세요'라는 표현을 사용할 수 있다. 그 표현은 아래 3가지 정도의 패턴을 사용하면 된다.
- Let me know~ (나에게 ~을 알려달라)
- feel free to~ (편하게 ~을 하세요)
- do not hesitate to~ (~을 하는데 주저하지 말라)
패턴을 완성화면 아래와 같다.
- Please let me know if you have any questions. (다른 질문이 있으면 알려주십시오)
- Please feel free to contact us if you have any questions. (다른 질문이 있으면 우리에게 연락 주세요)
- Please do not hesitate to contact me if you have any questions. (다른 질문이 있으면 우리에게 연락 주세요)
마무리 인사
마무리 인사는 상대에 따라 어느정도의 격식을 두느냐로 차이가 있다. 가장 일반적인 패턴은 아래이며 업무적으로 친하든 처음 인사하는 사람이든 문제가 안되는 표현이다. 뭘 사용해야할지 모르겠다만 아래 표현 중 하나를 쓰면 될 것이다. 주의할 점은 Dear처럼 Regards 뒤에 콤마(,)를 사용한다.
- Regards, / Best Regards, / Sincerely, / Sincerely yours,
그리고 격식이 필요한 경우 아래와 같이 사용할 수도 있다. 아주 격식이 있는 또는 정중한 표현이 아닐까 싶다.
- Respectfully, / Respectfully yours,
업무 상이라도 자주 연락하거나 대화하게 되면 익숙해지고 편안해지게 된다. 그렇다면 Thanks 정도의 마무리도 전혀 문제 될 것이 없다.
- Thanks, / Thank you, / Thanks a lot,
아렇게 마무리 인사를 하고 나면 마지막에 본인의 이름을 적어 넣는 것이 좋다. Regards, Thanks 뒤에는 쉼표(,)를 넣고 마지막에 본인의 이름 뒤에는 마침표(.)를 찍으면 된다.
Thanks,
Kildong Hong.
본 포스팅에서는 간단하게 영어 이메일을 쓰는 기본 구조에 대한 포스팅을 했다. 다음 포스팅에서는 특정 상황에 맞는 표현을 몇 가지 정리해보도록 하겠다.